Club Info Péjoces
Club Info Péjoces
Fonctionnement du Club Informatique Péjoces
(Version 2.0)
Fonctionnement général du Club Informatique Péjoces
Règles de fonctionnement du Club Informatique Péjoces
Fonctionnement général du Club Informatique Péjoces
Le
Club Informatique Péjoces dépend directement de l'autorité du
Cercle des élèves.
Il s'occupe prioritairement de la
gestion et la maintenance des réseaux informatiques des élèves de
la résidence des Péjoces. Le Club peut organiser toutes autres
activités liées à l'informatique, en fonction de la volonté de
ses membres (tutorat, montage vidéo, ...). Libre aux membres de
développer des activités informatiques en utilisant la subvention
d'AgroSup Dijon allouée par le Cercle des élèves au Club
Informatique Péjoces, en accord avec le président.
Le Club Informatique Péjoces est composée de personnes responsables connues de l'administration du Cercle des élèves et de l'administration d'AgroSup Dijon et organisée en bureau.
Le
bureau doit être composée de membres appartenant aux différentes
promotions composant l'effectif des élèves d'AgroSup Dijon, afin
d'assurer la formation et le renouvellement des membres.
Le
Club Informatique Péjoces devra être représenté par un président,
un trésorier et un secrétaire, élus parmi les membres du Club.
Les
rôles sont les suivants :
Président : sert de représentant auprès de l'administration d'AgroSup Dijon et du Cercle des élèves des activités du Club Informatique Péjoces et des réseaux ;
Trésorier : est le superviseur de la comptabilité du Club et l'interlocuteur financier auprès du Cercle des élèves.
Secrétaire : assure la correspondance du Club, qu'elle soit électronique ou conventionnelle, et favorise la communication entre le Club et les usagers du réseau.
Si, pour des raisons exceptionnelles, il n'y aurait pas assez de membres pour remplir individuellement chaque fonction, un membre du Club pourra cumuler plusieurs fonctions en essayant, dans la mesure du possible, de ne pas cumuler la fonction de président avec une autre.
La présidence sera assurée obligatoirement par un étudiant de deuxième ou troisième année.
L'ensemble des personnes ayant des responsabilités au Club Informatique Péjoces s'engage à les assumer pendant l'année civile en cours.
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Le financement du Club Informatique Péjoces est de deux natures.
D'une part, la subvention d'AgroSup Dijon permet de développer des activités informatiques diverses. Cette subvention est gérée par le trésorier qui assure sa répartition auprès des différentes activités. En cas d'utilisation partielle ou de non-utilisation de la subvention à ces fins, la subvention sera répartie de manière équitable ou en fonction des besoins du moment.
D'autre
part, le club demandera une cotisation annuelle aux usagers des
réseaux afin d'assurer leur fonctionnement de manière autonome et
durable. Un fond de réserve doit être également compris dans le
budget afin d'assurer des frais imprévus.
Le montant de la
cotisation demandée aux usagers sera fixé par les responsables du
Club, en fonction des besoins et du statut des usagers (Cf. 2.5)
Le Club Informatique Péjoces fonctionnant de manière annuelle (excepté pour la fixation du montant de la cotisation annuelle, Cf. 2.5), le recrutement des membres de première année devra se faire dans les deux premiers mois suivant la rentrée. Si, pour des raisons exceptionnelles, aucun membre n'était recruté durant ces deux mois, les responsables du Club pourront démarcher des élèves d'AgroSup Dijon, afin d'assurer le renouvellement des membres, tel qu'indiqué en 1.2.
Courant décembre, le club élira son bureau.
La prise de pouvoir des nouveaux élus prendra effet à partir du premier janvier de l'année scolaire en cours.
Les membres non élus seront considérés comme des membres actifs permettant le fonctionnement et la maintenance du réseau, et pourront s'investir dans divers projets informatiques en fonction de leur motivation et de leur volonté.
Après chaque élection, la liste des nouveaux représentants devra être impérativement diffusée aux responsables du Cercle des élèves.
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Règles de fonctionnement du Club Informatique Péjoces
En ce qui concerne le matériel et les fournitures, le Club doit pouvoir se doter de matériel et/ou de fourniture de manière indépendante. Une liste actualisée du matériel doit pouvoir être consultable en permanence par les membres du Club Informatique Péjoces.
Le matériel servant au fonctionnement du réseau (modem, switchs, serveurs, ...) doit servir exclusivement à cet usage. Il ne peut en aucun cas servir à l'usage personnel des membres du Club Informatique Péjoces ou être prêté à une personne tierce.
Enfin, le matériel étant relativement onéreux, les manipulations devront donc se faire avec précaution. L'armoire de la salle de réunion 2 doit permettre le stockage du matériel.
Les notices d'utilisation du matériel doivent être stockées dans une pochette identifiée.
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Le Club Informatique Péjoces utilise les armoires de brassage et le système filiaire de la résidence des Péjoces pour connecter à son réseau les différentes chambres. L'accès aux armoires de brassage est limité à un nombre restreint de personnes clairement identifiées par l'administration d'AgroSup Dijon. Chaque année, une demande (Annexe 2) doit être effectuée auprès de la direction d'AgroSup Dijon afin de renouveler cette autorisation.
La salle de réunion 1 est également mise à disposition du Club Informatique Péjoces afin de lui permettre d'entreposer son matériel et une partie du système délivrant le réseau dans une armoire pouvant être fermée à clé.
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Le trésorier devra impérativement tenir à jour une comptabilité rigoureuse des flux financiers occasionnés par le fonctionnement du réseau. Ceci est, d'une part, favorable à la gestion du Club et, d'autre part, indispensable à l'établissement du budget prévisionnel décidé en accord avec le Cercle des élèves.
Il devra enregistrer les transactions sur un tableur et tenir le grand livre (classeur vert).
Le trésorier devra penser à récupérer les factures de la ligne France Télécom auprès du Cercle des élèves et télécharger les factures du fournisseur d'accès à Internet (ou FAI) sur le site internet de celui-ci (Orange.fr, lors de la rédaction de ce texte)
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Le
fonctionnement du club est expliqué au travers de ce document
fonctionnel répertoriant les aspects administratifs,
organisationnels et techniques. Ce document, approuvé par le Cercle
des élèves, est à la disposition des membres du Club
pour information.
Il permet aussi un fonctionnement durable et
stable d'année en année du réseau des Péjoces.
Toutes modifications de fonctionnement devront être enregistrées dans ce document fonctionnel et approuvé par le Cercle des élèves.
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Comme tous services, la participation au réseau Péjoces est payante.
Une cotisation dite « d'abonnement » est demandé aux usagers. Le montant est établi selon les critères suivants :
Besoin du réseau en matériel
Prix de l'abonnement auprès du FAI
Appartenance ou non à AgroSup Dijon, puis au Cercle des élèves, puis à l'ancienneté (fonction de l'année de formation) de l'usager, afin d'établir des cotisations bonifiées pour encourager les usagers à s'investir au sein du Cercle et du maintien du Club Informatique Péjoces
La grille des cotisations, comme la prestation du Club, est valable pour une période Septembre « année 1 » / Septembre « année 2 », calée sur l'année scolaire d'AgroSup Dijon.
Les cotisations peuvent être modifiées d'année en année, mais pas pendant une année en cours.
Chaque année, une fiche (Annexe 4) récapitulant les cotisations, mais aussi les informations pratiques doit être mise à jour et placée dans le hall de la résidence, sur le panneau appartenant au Cercle. Il en va de même pour le Site Internet CIP (Cf. 2.9)
Pour information, voici les cotisations en vigueur pour l'année 2008/2009.
|
Cotisant au Cercle des élèves |
Régime |
Tarif (abonnement 1 an) |
|
NON |
||
|
Forfait passagers |
2€+2€/mois (plafonné à 20€) |
|
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IFI 1A et IFC |
15€ |
|
|
IFI 2A |
12€ |
|
|
IFI 3A |
8€ |
|
|
OUI |
IFI 1A et IFC |
12€ |
|
IFI 2A |
8€ |
|
|
IFI 3A |
4€ |
Les paiements sont à effectuer par chèque à l'ordre « Le Cercle des élèves », puis doivent être déposés, avec un formulaire d'inscription intégralement complété, dans la boîte aux lettres du trésorier, en mentionnant au dos du chèque le nom, prénom et numéro de chambre de l'usager.
La Conférence du Club Informatique Péjoces installée sur FirstClass a trois objectifs principaux :
Rendre consultable les comptes-rendus de réunion du club par les usagers ;
Donner des informations concernant le réseau aux usagers : date de réunion, explication de panne, ... ;
Permettre aux usagers de demander un service aux membres du réseau du Club Informatique Péjoces concernant un problème de réseau (demande d'installation, réparation, ...) ;
En résumé, cette conférence crée un lien entre les adhérents et les membres du Club Informatique Péjoces. Cet outil est géré principalement par le président du Club ou le secrétaire.
Cependant, tous les membres du Club peuvent répondre aux messages.
De plus, un courriel à un membre ayant la possibilité d'aider un usager peut s'avérer plus simple et plus rapide.
La « charte pour l’usage des services internet du Club Informatique Péjoces du Cercle des élèves » (présente à la fin de ce document) a pour objet, dans un souci de respect mutuel, de préciser les conditions d'accès, d'utilisation et de sécurisation des systèmes informatiques, ainsi que les responsabilités des différents acteurs.
On rappellera que, pour jouir des services du Club Informatique Péjoces liés à l'utilisation d'Internet, l'usager se doit, en plus de payer sa cotisation annuelle, de signer le formulaire d'inscription (distribué en début d'année ou à la loge du hall d'entrée) se trouvant en fin de charte et de le retourner au Cercle des élèves.